Un logiciel de conduite de projets permet de centraliser sur une plateforme accessible à tous les intervenants l’ensemble des information nécessaires à la bonne réalisation des activités dans le respect des contraintes et des objectifs recherchés. Trop souvent associé à la simple gestion de tâches, le management de projets répond aux enjeux stratégiques du pilotage de l’entreprise : sécurité et pérennité des informations, productivité et coordination des équipes, optimisation des ressources, ordonnancement, rentabilité des projets… Si au niveau opérationnel les gains de productivité sont un bénéfice majeur, pour le management un logiciel de gestion de projets est avant toute chose un outil d’évaluation et d’aide à la prise de décision.
Les enjeux de la gestion de projets en entreprise
La conduite de projets est un processus relativement simple et peut se résumer de la manière suivante :
- évaluation et priorisation des projets en portefeuille
- identification des tâches, évaluation des temps et des moyens
- organisation des ressources en fonction de la charge ou des priorités
- affectation, planification et réalisation des tâches
- suivi en temps réel de l’avancement et réajustement des moyens ou des délais
- mesure de la rentabilité et analyse des écarts avec le prévisionnel
Derrière cette simplicité apparente se cache néanmoins des mécanismes de gestion autrement plus délicats à orchestrer au quotidien. Pour être le plus efficace et le plus productif possible, il convient donc de privilégier un logiciel de gestion de projets collaboratif plutôt que de laisser les équipes développer un système décentralisé souvent basé sur les outils bureautiques traditionnels. Choisir un outil pour votre entreprise ne doit donc pas se faire à la légère. Cette solution de suivi et de planification doit offrir toutes les fonctionnalités indispensables pour piloter et réaliser tous vos projets d’entreprise.
Parce que la réussite d’un projet et le travail d’équipe passe par un bon outil !
Les bénéfices d’un logiciel de gestion de projets
Un logiciel de suivi de projets ou plus largement de suivi d’activité doit être performant et intuitif pour permettre de structurer efficacement l’activité des équipes et garantir son utilisation par les collaborateurs. En ce sens, il doit faciliter aussi bien les phases d’étude et de réalisation que le suivi et l’analyse, le tout en favorisant le travail collaboratif. Pour les équipes comme pour le management, l’enjeu est d’améliorer la lisibilité et la rentabilité des projets.
Planifiez vos projets en fonction des ressources à disposition
Un bon logiciel de conduite de projet permet avant toute chose d’organiser vos projets et de réaliser des arbitrages en fonction des ressources disponibles. Centraliser l’activité et donc la disponibilité de vos équipes est une première étape pour affecter les tâches et anticiper la charge en interne. L’intégration des temps prévus permet d’alimenter des plannings de charges indispensables aux managers ou chefs de projet pour coordonner et piloter les ressources avec une vision complète sur le projet voire un portefeuille de projets. La gestion des temps réels à la réalisation des tâches permet de contrôler les écarts avec le prévisionnel, de suivre l’avancement (ou le retard), d’adapter l’organisation en temps réel et enfin d’analyser à posteriori dans une logique d’amélioration continue.
Facilitez la communication en interne
La réussite d’un projet passe en grande partie par une bonne communication entre les collaborateurs. Un logiciel de gestion de projets doit donc être 100% collaboratif et doit garantir une information parfaitement homogène au sein de l’entreprise. Les flux peuvent modélisés et largement automatisés. Intégrer l’ensemble des activités relatives aux projets (demandes, tâches, réunions, échanges, documents) dans un logiciel de gestion dédié présente plusieurs avantages : La donnée est exploitable par tous, rapidement accessible, sécurisée et analysable. La transmission d’information en interne est grandement facilitée voire automatisée.
Maîtrisez l’avancée et la rentabilité en temps réel de vos projets
La diminution des coûts pour l’entreprise n’est pas en reste, ne serait-ce que par les gains de productivité. Grâce à la vision complète et détaillée, vous identifiez rapidement l’avancée ou le retard d’une tâche ou d’un projet dans sa globalité. Des tableaux de bord doivent être personnalisables, évolutifs et accessibles à tout moment. Ils permettent de suivre les opérations en temps réel et d’anticiper les éventuels imprévus. L’intégration de toutes les composantes du projets (ressources, moyens, coûts) permet de simuler la rentabilité d’un projet, de définir les budgets, et de contrôler les écarts.
Évaluez la réussite de vos projets grâce à des tableaux de bord personnalisés
La réalisation de la dernière tâche n’est pas nécessairement synonyme de clôture du projet. Il est effectivement utile de prévoir une phase d’évaluation pour confronter le réalisé au prévisionnel, vérifier l’atteinte des objectifs fixés et améliorer les éventuels dysfonctionnements (dépassements, adéquation des moyens, etc). Encore faut-il disposer d’une vision exhaustive et fiable sur l’ensemble des activités du projet. Contrairement à une gestion décentralisée sur fichiers tableurs multiples, souvent illisible et désorganisée, un logiciel de gestion de projets alimente de manière automatique tous les indicateurs ou tableaux de bord pré-paramétrés. La prise de décision est ainsi considérablement simplifiée.
